3 Cara Cepat untuk Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu

gunakan crm software untuk membantu proyek selesai tepat waktu

 

Jika membicarakan proyek, tak ada tanggal yang lebih penting daripada deadline demi mempertahankan nilai dari brand perusahaan Anda. Entah Anda dapat menyelesaikan proyek tepat waktu atau tidak, perspektif klien terhadap apa yang Anda tawarkan untuk mereka dan bagaimana Anda dapat dibandingkan dengan pesaing Anda, akan berubah.

 

Perbedaan antara menghasilkan performa dan tidak menghasilkan performa sangatlah jelas. Sebesar 5% dari organisasi-organisasi yang mengerjakan proyek berada di puncak keunggulan dan portofolio mereka berhasil menyelesaikan 91% proyek tepat waktu pada tahun 2016. Sebaliknya, dari sebesar 66% proyek yang dikerjakan mendekati deadline, hanya  55% proyek yang diselesaikan tepat waktu.

 

Berdasarkan pertimbangan tersebut, inilah tiga area yang perlu diperhatikan yang dapat membantu Anda mengatur proses dan menyelesaikan proyek tepat waktu.

 

1. Penjadwalan yang tepat

Menentukan life cycle proyek tidak selalu bebas dan teserah kemauan Anda. Kebutuhan-kebutuhan klien serta tuntutan pasar dapat lebih menentukan deadline dan bisa berbeda dari deadline yang sudah Anda tentukan. Namun demikian, Anda harus mempunyai metode valid untuk dapat mengatur ruang lingkup dan time frame  proyek-proyek serta dapat mengatur lebih baik lagi di dalam prosesnya agar proyek Anda berhasil.

 

Walaupun sangatlah penting untuk menyenangkan para klien, harapan-harapan yang tak masuk akal hanya akan berdampak buruk bagi Anda pada akhirnya. Jadi, tetaplah fokus pada tujuan-tujuan lebih besar, seperti kesuksesan dan kepuasan pelanggan jangka panjang. Jangan memiliki mentalitas seperti ini: “kapan Anda membutuhkannya?” Gunakan Project Histories dan solusi aplikasi yang sepenuhnya terintegrasi, seperti Project Service Automation (PSA), agar Anda dapat secara lebih akurat memperkirakan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk sebuah proyek.

 

Solusi seperti Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation dapat membantu menciptakan model project-based services yang repeatable dan predictable dengan proses otomatisasi dan keakuratan data untuk penyelesaian proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Solusi ini juga dapat secara otomatis menugaskan (auto-assign) pekerjaan-pekerjaan tertentu berdasarkan jadwal, keterampilan, keahlian, lokasi atau wilayah.

 

2. Kelincahan dalam proses

Aplikasi PSA juga menawarkan keuntungan lainnya, yaitu data real-time yang terintegrasi penuh untuk anggota-anggota tim dan life cycle proyek keseluruhan. Data real-time sangat diperlukan karena selagi proyek berlangsung, perubahan tidak dapat dihindari. Proses-proses proyek harus selalu sigap dan dapat beradaptasi untuk mengejar ketepatan waktu.

 

Informasi real-time dan tools kolaboratif yang menyediakan visibilitas luas dan membantu interaksi memungkinkan suatu pengambilan keputusan yang dapat menjadi faktor penentu apakah sebuah proyek akan diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.

 

3. Postmortem

Setelah sebuah proyek selesai, akan sangat menggoda untuk berpindah ke proyek lainnya tanpa melihat ke belakang. Kesempatan berikutnya sudah menunggu. Namun, evaluasi yang baik dan kritis terhadap proses-proses dari proyek yang telah selesai adalah cara organisasi-organisasi yang berorientasi terhadap pertumbuhan membangun keberhasilan dan memperbaiki hal-hal yang salah.

 

Buatlah sebuah scorecard singkat untuk proyek-proyek utama, biarkan anggota tim secara kolaboratif mengevaluasi bagian yang berjalan lancar dan bagian yang membutuhkan perbaikan. Pertimbangkan penggunaan nilai (angka atau huruf), saran/masukan tanpa nama atau diskusi bebas. Apa pun caranya, pastikan bahwa cara tersebut adalah cara terbaik untuk tim Anda. Selain itu, pastikan untuk mendapatkan masukan dari manajer sehubungan dengan siklus proyek beserta proses-prosesnya.

 

Poin penting lainnya

 

Mencapai ketepatan waktu dalam suatu proyek merupakan hal yang sangat penting, seperti yang telah dijelaskan di atas. Namun, satu hal yang tidak kalah penting adalah kepercayaan terhadap kemampuan tim untuk secara efektif menjadwalkan, beradaptasi dan mengevaluasi proyek secara menyeluruh. Organisasi-organisasi yang telah menyelaraskan karyawan, proses serta teknologi yang meningkatkan kolaborasi di seluruh penjualan, tim project-service dan pelanggan mencapai 65% peningkatan pendapatan setiap tahunnya.

 

Sumber: https://community.dynamics.com/b/msftdynamicsblog/archive/2017/04/17/3-quick-ways-to-complete-your-project-on-time

 

 

Artikel ini ditulis oleh tim CRM Software/CRM Solution PT Realta Chakradarma.